Редактирование – это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия:

• набор текста;
• исправление опечаток, проверка правописания;
• копирование, перестановка, удаление частей текста;
• вставка таблиц, графических объектов, формул и других информационных объектов.

Ввод текста.

Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера.

В ряде случаев при подготовке документов возникает необходимость вставки в текст символов, которых нет в стандартной раскладке клавиатуры, например ©, ±, ® и т. п.

Для ввода таких символов нужно:

• выбрать команду Символ, входящую в группу Символы на вкладке Вставка;
• в диалоговом окне этой команды (рис.1) на вкладке Символы выбрать шрифт, содержащий различные значки, например Wingdings;
• выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить;
• закрыть окно Символ.

 

Рис. 1. Диалоговое окно Символы

Вставка изображений, формул и других объектов в документ.

Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул.

В Microsoft Word 2007 для вставки формул необходимо выбрать команду Формула (рис. 2) в группе Символы на вкладке Вставить. В данном списке можно выбрать готовые формулы или вставить новые формулы.

Рис. 2. Вставка формул

Выделение текста.

Чтобы выполнять операции редактирования с текстом (копирование, перемещение, удаление и т. д.), сначала необходимо выделить участок текста, который нужно изменить.

Для выделения текста можно пользоваться как мышью, так и клавиатурой. Для выделения текста с помощью мыши нужно установить курсор в нужном месте и удерживая левую кнопку мыши нажатой, можно выделять неограниченный участок текста.

Для выделения фрагментов текста с помощью клавиатуры требуется установить курсор в нужном месте и удерживая нажатой клавишу Shift, выделяют текст при помощи мыши или клавиш управления курсором.

Кроме того, можно выделить:

• отдельное слово — двойным щелчком мыши по нему;
• предложение — щелчком мыши в любом месте предложения при нажатой клавише Ctrl;
• абзац — тройным щелчком мыши в любом месте абзаца;
• весь документ — с помощью команды Выделить все, находящейся в группе Редактирование вкладки Главная;
• прямоугольный блок текста — буксировкой текстового курсора от начала к концу блока при нажатой клавише Alt;
• фрагмент, состоящий из несмежных строк, — удерживая клавишу Ctrl.

Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью вне выделенного фрагмента.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа.

Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа.

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

• после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
• с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
• для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Например, если исходный документ содержит слово "информатика", то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста "форма" документ примет вид, отображенный в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Операции редактирования документа

Поиск и замена текста.

В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова "ЭВМ" на слово "компьютер").

Для поиска фрагмента текста следует:

• щелкнуть по кнопке Найти из группы Редактирование вкладки Главная;
• в поле Найти диалогового окна этой команды (рис. 3) ввести искомый текст;
• если необходимо ввести дополнительные условия поиска, следует щелкнуть по кнопке Больше для отображения на экране полного диалогового окна;
• в поле Направление выбрать направление поиска (вперед, назад, везде);
• включить режим Учитывать регистр, если необходимо при поиске различать строчные и прописные буквы;
• включить режим Только слово целиком, чтобы обеспечить поиск только целых слов и не искать фрагменты слов;
• если образец текста для поиска содержит подстановочные знаки (*, ?), включить режим Подстановочные знаки. Если этот режим будет выключен, подстановочные знаки будут обрабатываться как обычный текст;
• щелкнуть по кнопке Найти далее. Будет найден первый фрагмент;
• для поиска следующего вхождения искомого текста нужно снова щелкнуть по кнопке Найти далее.

Рис. 3. Диалоговое окно Найти и заменить

Чтобы найти фрагмент текста и заменить его другим, следует:

• щелкнуть по кнопке Заменить из группы Редактирование вкладки Главная;
• в поле Найти диалогового окна этой команды ввести искомый текст;
• в поле Заменись на ввести текст для замены (для удаления текста надо оставить это поле пустым);
• щелкнуть по одной из кнопок:
  • Найти далее — для поиска следующего вхождения искомого текста;
  • Заменить — для замены найденного вхождения искомого текста и перехода к следующему вхождению;
  • Заменить все — для автоматической замены всех вхождений искомого текста в документе.

Также можно осуществлять поиск и замену форматов, используя кнопку Формат.

Проверка правописания.

В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 4).

Лучше осуществлять проверку правописания сразу во всем тексте по окончании ввода. Это существенно сэкономит время. Для проверки правописания надо установить курсор вначале текста и выбрать команду Рецензирование/ Правописание ( или Сервис/Правописание). Откроется диалоговое окно (Рис. 4).

Рис. 4. Проверка правописания в документе

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное "програма" должно заменяться на правильное "программа") (рис. 5).

Рис. 5. Настройка параметров автозамены

Сохранение исправлений.

В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты - зачеркнутым шрифтом красного цвета) (рис. 6).

Рис. 6. Настройка выделения исправлений

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.