Сохранение документов.

Документы Word сохраняются в виде файлов со стандартным расширением .doc или .docx. Параметры сохранения файла можно задать командой Office/Параметры Word/Сохранение/Сохранение документов. При автосохранении (в процессе работы над документом) можно сохранять полностью документ либо разрешить быстрое сохранение, тогда в конец исходного файла будут дописываться лишь внесенные изменения.

Первоначальное сохранение нового документа выполняется командой Office/Сохранить как.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.

Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат DОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.

Печать документа.

Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

Перед печатью необходимо настроить принтер. Для вызова диалогового окна:

Нажмите кнопку Office и выберите команду Печать/Печать.

 

В появившемся диалоговом окне Печать из списка Имя необходимо выбрать принтер, с помощью которого документ будет выведен на печать. Если у вас один принтер, и его название отображается в списке Имя, то выбирать его не нужно.

 

Для каждого принтера можно установить параметры печати с помощью кнопки Свойства. Все устройства имеют свои параметры. Обычно можно указать способ подачи, ориентацию и размер бумаги, графический режим, качество печати и др.

Кроме выбора устройства печати, в диалоговом окне Печать можно задать следующие параметры.

• Номера страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы, только текущую, выделенный фрагмент или указать номера страниц, которые необходимо напечатать. Номера страниц для печати разделяются запятыми (для непоследовательных страниц) и дефисами (для диапазонов страниц).
• Количество копий, которое необходимо напечатать. Если установлен флажок разобрать по копиям, то принтер будет печатать комплекты документов. По умолчанию он установлен.
• Диапазон страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы документа, только четные или только нечетные.
• В области Масштаб указывают, сколько страниц документа (от 1 до 16) необходимо распечатать на одном листе. При этом страницы уменьшаются до соответствующих размеров. Таким образом, можно печатать, чтобы посмотреть, как будут согласовываться несколько страниц большого документа.